Blog Post

ฟอร์มติดต่อ ฟอร์มขอใบเสนอราคา หรือฟอร์มสมัครสมาชิก คือประตูที่ลูกค้าใหม่เดินเข้ามาหาธุรกิจของคุณ แต่ทุกครั้งที่ลูกค้ากรอกชื่อ เบอร์โทร หรืออีเมล นั่นคือข้อมูลส่วนบุคคลที่ธุรกิจต้องดูแลตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 หรือ PDPA ซึ่งบังคับใช้เต็มรูปแบบตั้งแต่กลางปี 2565 และใช้กับธุรกิจทุกขนาด ไม่ใช่เฉพาะบริษัทใหญ่

หลักแรกคือเก็บเท่าที่จำเป็น ถามตัวเองว่าข้อมูลแต่ละช่องในฟอร์มเอาไปใช้ทำอะไร ถ้าแค่ต้องการติดต่อกลับ ชื่อ เบอร์โทร และอีเมลก็เพียงพอ ไม่จำเป็นต้องขอวันเกิด ที่อยู่ หรือเลขบัตรประชาชน ยิ่งเก็บน้อย ความเสี่ยงก็ยิ่งน้อย และลูกค้าก็กรอกง่ายขึ้นด้วย

หลักที่สองคือบอกให้ชัดว่าจะใช้ข้อมูลทำอะไร และขอความยินยอมอย่างตรงไปตรงมา เช่น ช่องติ๊กใต้ฟอร์มที่เขียนว่ายินยอมให้เก็บและใช้ข้อมูลเพื่อติดต่อกลับเรื่องที่สอบถามเท่านั้น ช่องนี้ไม่ควรติ๊กไว้ให้ล่วงหน้า และควรมีลิงก์ไปยังนโยบายความเป็นส่วนตัวที่อธิบายรายละเอียด

หลักที่สามคือไม่เก็บไว้ตลอดไป ข้อมูลที่หมดความจำเป็นแล้วควรถูกลบตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และเมื่อเจ้าของข้อมูลขอให้ลบหรือขอดูข้อมูลของตัวเอง ธุรกิจต้องทำได้จริง ระบบที่ดีจึงควรมีปุ่มลบรายการ และลบข้อมูลเก่าให้อัตโนมัติตามรอบที่ตั้งไว้

หลักที่สี่คือดูแลความปลอดภัย ข้อมูลจากฟอร์มไม่ควรถูกส่งต่อกันไปมาในแชตหรืออีเมลส่วนตัวของพนักงานหลายคน ควรรวมไว้ในระบบที่ต้องล็อกอิน กำหนดสิทธิ์ว่าใครเห็นได้ และมีบันทึกว่าใครจัดการข้อมูลอะไรไปบ้าง

ฟอร์มติดต่อที่ปลุกใจทำให้ลูกค้าออกแบบตามหลักเหล่านี้ตั้งแต่ต้น ระบบเก็บข้อความยินยอมพร้อมเวลาที่ลูกค้ากดยอมรับไว้เป็นหลักฐาน ไม่เก็บหมายเลข IP ของผู้ส่งแบบตรง ๆ ข้อความทั้งหมดอยู่ในระบบหลังบ้านที่ต้องล็อกอิน ผู้ดูแลลบรายการได้ทันทีเมื่อมีคำขอ และระบบลบข้อความเก่าให้อัตโนมัติตามระยะเวลาที่ตั้งไว้

บทความนี้เป็นแนวทางเบื้องต้นสำหรับการออกแบบเว็บไซต์ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย หากธุรกิจของคุณเก็บข้อมูลที่อ่อนไหวหรือมีกระบวนการซับซ้อน ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเพิ่มเติม และถ้าอยากให้ฟอร์มบนเว็บไซต์ของคุณทั้งใช้งานง่ายและเคารพข้อมูลลูกค้า ทีมปลุกใจยินดีช่วยครับ